خمس وثائق في إدارة الأرشيف: جدول الدفع بنسختين، الفرز، الحذف، والملتقطات.
وترفق بالصفحة الوثائق الأصلية:
- جدول الدفع
- جدول الدفع (نسخة 2)
- الفرز
- الحذف
- الملتقطات
جدول الدفع (أو جدول تقادم الوثائق) يحدد بدقة المدة القانونية التي تبقى فيها كل نوع وثيقة قبل نقلها لأرشيف تاريخي أو إتلافها نهائياً.
الفرز يفصل الوثائق ذات القيمة الدائمة عن تلك القابلة للإتلاف بعد مدة معينة، قرار يتطلب معرفة قانونية وإدارية دقيقة لتجنب أي خطأ.
الحذف (الإتلاف القانوني) عملية رسمية موثقة، لا مجرد التخلص من الورق، إذ يجب أن تتبع إجراءات محددة تحمي من إتلاف وثيقة مهمة خطأً.
خريجو هذا التخصص يتخذون قرارات حساسة حول مصير كل وثيقة، مسؤولية تجمع بين المعرفة التقنية والحس القانوني الدقيق.
خريجو هذا التخصص يطبقون هذه الإجراءات بدقة قانونية صارمة، إذ قد يترتب على خطأ واحد في هذه القرارات ضياع وثيقة لا تُعوَّض.
هذه الوثائق الخمس تشكل دليلاً عملياً متكاملاً لإدارة كل وثيقة من لحظة إنشائها حتى مصيرها النهائي، حفظاً دائماً أو إتلافاً قانونياً.
غياب نظام واضح لإدارة دورة حياة الوثيقة يؤدي حتماً لتكدس عشوائي يصعب لاحقاً فرزه أو الاستفادة منه بأي شكل عملي.