وثيقتان في العمل السكرتاري: تسيير البريد الوارد والصادر في الإدارة المكتبية، وأصول المراسلات التجارية.
وترفق بالصفحة الوثيقتان الأصلية:
- البريد الوارد والصادر (إدارة مكتبية)
- المراسلات التجارية
تسيير البريد الوارد والصادر مهمة يومية أساسية لأمين المكتب، تتطلب نظاماً دقيقاً للتسجيل والتوزيع والأرشفة يضمن عدم ضياع أي مراسلة.
المراسلة التجارية لها قواعد شكلية ولغوية محددة (الترويسة، صيغ المجاملة، وضوح الطلب)، إذ تعكس الرسالة صورة المؤسسة أمام مراسليها.
إتقان تحرير الرسائل التجارية (طلب عرض أسعار، تذكير بدين، اعتذار عن تأخير) مهارة عملية تُطلب يومياً في كل مؤسسة اقتصادية.
الوثيقتان معاً تغطيان جانبي العمل السكرتاري: الجانب التنظيمي (تسيير تدفق البريد) والجانب التحريري (صياغة المراسلات نفسها).
يستفيد من هاتين الوثيقتين متربصو تخصص الأمانة والسكرتارية وكل موظف إداري يتعامل مع المراسلات في عمله.
هاتان الوثيقتان تمنحان أساساً عملياً في إدارة المراسلات، من استقبال البريد وتوزيعه إلى تحرير رد مهني عليه.
تعود المراسلات التجارية إلى سنة 2010، لكن قواعدها الشكلية واللغوية ثابتة إلى حد كبير ولا تزال معتمدة في المؤسسات اليوم.
يكمّل تسيير البريد الوارد والصادر منظومة الأرشفة، إذ يبدأ مسار كل وثيقة إدارية من لحظة تسجيلها في سجل البريد عند وصولها.