إحدى عشرة وثيقة في مقياس الوثائق التجارية: برنامجا المادة، الوثائق المتعلقة بالطلبية والتسليم والدفع، ترميز وتصنيف الوثائق، أثاث ولوازم الترتيب، ترتيب الوثائق، دورة حياة الوثيقة، مصادر الوثائق، واستقبال الوثائق.
وترفق بالصفحة الوثائق الأصلية:
- برنامج مادة الوثائق التجارية
- برنامج وثائق تجارية (نسخة ثانية)
- الوثائق المتعلقة بالطلبية
- الوثائق المتعلقة بالتسليم
- الوثائق المتعلقة بالدفع
- ترميز وتصنيف الوثائق
- أثاث ولوازم الترتيب
- ترتيب الوثائق
- دورة حياة الوثيقة
- مصادر الوثائق
- استقبال الوثائق
الوثائق التجارية (فواتير، سندات طلب، وصولات تسليم) هي الدليل المكتوب على كل عملية تجارية، ولا يمكن لأي مؤسسة الاستغناء عنها.
ترميز وتصنيف الوثائق يسهّل استرجاعها لاحقاً عند الحاجة، خاصة في المراجعات المحاسبية أو النزاعات التجارية التي تتطلب إثباتاً موثقاً.
دورة حياة الوثيقة تمتد من إنشائها عند الطلبية إلى أرشفتها أو إتلافها بعد انتهاء مدتها القانونية، مسار يجب أن يديره أمين المخزن بدقة.
أثاث ولوازم الترتيب (الخزائن، الملفات، الرفوف المخصصة) تفصيل عملي غالباً ما يُهمَل، رغم أنه يحدد سرعة الوصول لأي وثيقة عند الحاجة.
مصادر الوثائق تتنوع بين الزبائن والموردين والإدارات الداخلية، ما يتطلب من أمين المخزن نظاماً موحداً لاستقبال كل هذا التدفق وتنظيمه.
خريجو هذا التخصص يديرون هذه الوثائق يومياً كجزء لا يتجزأ من عملهم، إذ ترتبط كل حركة بضاعة بوثيقة تجارية تثبتها رسمياً.
هذه الوثائق الإحدى عشرة تمنح أمين المخزن نظاماً كاملاً لإدارة الوثائق التجارية، من الاستقبال إلى الترتيب والأرشفة النهائية.